01Quem trata os dados
O POLY-AI e o Poly Office são operados pela Polypus Agency, uma empresa do Grupo Hebrom Culture LTDA, CNPJ 38.110.526/0001-05. O contato para privacidade é pedro@polypus.agency.
A Polypus atua como controladora dos dados necessários à gestão de suas contas, contratação, suporte e segurança. Em relação aos dados de processos, clientes e demais conteúdos inseridos por um escritório para suas atividades, o escritório determina as finalidades do tratamento e a Polypus atua como operadora, conforme suas instruções e o contrato aplicável. A responsabilidade concreta depende da operação realizada.
02Informações que podem ser tratadas
- Cadastro e relacionamento: nome, e-mail, vínculo com o escritório, papel de acesso, contatos de suporte e informações necessárias à contratação.
- Conteúdo de trabalho: documentos, arquivos, mensagens, dados processuais, notas, tarefas, eventos e resultados produzidos no serviço. Esse conteúdo pode incluir dados de terceiros e dados sensíveis, dependendo do material fornecido pelo escritório.
- Integrações autorizadas: identificação da conta conectada, permissões, tokens de acesso e renovação e os dados necessários à funcionalidade utilizada.
- Segurança e operação: registros de acesso e ações, informações de sessão, endereço IP e dados técnicos do navegador ou dispositivo, quando registrados para autenticação, diagnóstico e proteção.
As informações podem ser fornecidas diretamente pelo usuário ou escritório, obtidas de serviços que ele autoriza ou consultadas em fontes processuais e públicas disponibilizadas pelas entidades responsáveis.
03Finalidades e fundamentos do tratamento
Tratamos dados para disponibilizar as contas, organizar o acervo do escritório, executar tarefas solicitadas ou configuradas, produzir respostas e documentos, operar integrações, prestar suporte, gerir a contratação e proteger o serviço.
Conforme a operação, o tratamento pode se apoiar na execução de contrato, em obrigação legal, no exercício regular de direitos, em interesse legítimo acompanhado das salvaguardas aplicáveis ou em consentimento, quando necessário. Para dados sensíveis, deve existir uma hipótese específica prevista em lei. O escritório é responsável por definir o fundamento e as instruções relativas ao conteúdo de seus clientes.
Autorizar um conector permite o acesso técnico ao serviço externo; essa autorização não substitui a necessidade de fundamento jurídico para tratar dados de terceiros.
04Integrações Google e Microsoft
A conexão ocorre por autorização OAuth no próprio provedor. O Poly não solicita a senha da conta Google ou Microsoft. Recebe tokens e informações da conta conforme o consentimento concedido, podendo renovar o acesso enquanto a autorização permanecer válida.
- Google: identificação da conta; leitura de arquivos do Drive necessária às tarefas autorizadas; criação e acesso aos arquivos gerados ou abertos pelo aplicativo; envio de e-mails pelo Gmail; e gestão de eventos de calendário conforme a integração utilizada.
- Microsoft: identificação da conta; acesso delegado a arquivos do OneDrive conforme a permissão concedida; envio de e-mails; e leitura e escrita de calendário para as rotinas habilitadas.
As permissões efetivas são apresentadas pelo provedor durante o consentimento. O acesso serve às funcionalidades contratadas e autorizadas pelo usuário ou escritório. Conceder uma permissão não significa que todos os seus arquivos ou mensagens serão importados automaticamente.
O POLY-AI adota as regras de uso limitado para informações recebidas das APIs Google. Seu uso e transferência ficam sujeitos à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google e a política aplicável ao Google Workspace, incluindo os requisitos de uso limitado. Não vendemos esses dados nem os utilizamos para publicidade, avaliação de crédito ou treinamento de modelos gerais de inteligência artificial. Seu uso é restrito às funcionalidades voltadas ao usuário e às demais hipóteses permitidas por essas políticas.
05Inteligência artificial e fornecedores
Para responder a solicitações, resumir materiais, analisar conteúdo ou preparar documentos, o serviço pode enviar instruções, mensagens, histórico selecionado, conteúdo de documentos e o contexto necessário à tarefa a provedores externos de inteligência artificial e aos intermediários técnicos configurados. Conforme a solicitação, esse processamento pode abranger o conteúdo integral de um documento. O processamento de IA não é necessariamente realizado na infraestrutura própria da Polypus.
Prestadores de hospedagem, armazenamento, segurança e suporte também podem tratar dados necessários à prestação do serviço. Google, Microsoft e canais de comunicação como WhatsApp participam quando a respectiva integração é utilizada. As condições e os controles de retenção dos fornecedores variam conforme o serviço e a configuração contratada; não presumimos retenção zero.
O compartilhamento deve se limitar ao necessário para a funcionalidade solicitada, suporte autorizado, proteção do serviço ou cumprimento de obrigação legal. Não autorizamos a utilização do conteúdo dos escritórios por fornecedores para treinamento de modelos gerais. Informações sobre os fornecedores e configurações aplicáveis ao seu ambiente podem ser solicitadas pelo canal de privacidade.
Alguns fornecedores podem processar dados fora do Brasil. Nessas situações, o tratamento deve observar os mecanismos de transferência internacional e as salvaguardas exigidos pela legislação aplicável.
06Acesso e proteção
O serviço utiliza controles de acesso por usuário, papel e escritório, sessões autenticadas e cofre criptografado para credenciais das integrações. A separação dos escritórios é lógica em uma plataforma compartilhada; não implica um servidor físico exclusivo para cada cliente.
Administradores autorizados da Polypus podem acessar informações para operação, suporte e segurança, dentro das responsabilidades do serviço. O acesso humano a conteúdo recebido do Google deve respeitar as limitações de sua política, inclusive autorização específica quando exigida.
As medidas adotadas reduzem riscos, mas nenhum sistema é imune a incidentes. Ocorrências envolvendo dados pessoais serão tratadas e comunicadas conforme as responsabilidades e exigências legais aplicáveis.
07Retenção, desconexão e exclusão
Os dados são conservados pelo período necessário às finalidades informadas, à execução do contrato, às instruções do escritório e às obrigações legais ou ao exercício de direitos. Os prazos podem variar por categoria de informação e serão esclarecidos no atendimento às solicitações.
Desconectar uma integração remove a credencial ativa armazenada pelo Poly. Para revogar a autorização no provedor, acesse também as conexões de terceiros da sua Conta Google ou as permissões de aplicativos da sua conta Microsoft; contas empresariais podem exigir apoio do administrador. Desconectar não elimina automaticamente dados já importados, conteúdo do acervo, arquivos ou eventos produzidos e mensagens enviadas.
A exclusão do conteúdo ou encerramento do escritório exige procedimento próprio. Cópias de segurança podem manter registros até sua rotação ou descarte aplicável, e algumas informações podem precisar ser preservadas por obrigação legal ou defesa de direitos. O alcance da exclusão, suas limitações e os prazos aplicáveis serão informados ao solicitante.
08Cookies e armazenamento local
O Office utiliza cookies de sessão necessários à autenticação e à proteção do acesso. O site pode armazenar localmente preferências de aparência, como o tema claro ou escuro. Esses recursos têm finalidade funcional.
Quando você opta por confiar no dispositivo, um cookie pode lembrar essa escolha por até 30 dias, com renovação conforme o uso, para dispensar o segundo fator nos próximos acessos. Ele não substitui a senha e pode permanecer após sair da conta, até expirar ou ser revogado.
Bloquear cookies essenciais pode impedir o login e outras funções. Cookies de sites externos seguem as políticas desses provedores quando você acessa suas páginas de autenticação ou serviços.
09Seus direitos e como solicitar atendimento
Nos termos da legislação aplicável, você pode solicitar confirmação e acesso aos dados, correção, informações sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados inadequados ou excessivos, portabilidade quando regulamentada, revisão de decisões automatizadas quando cabível e revogação de consentimento. Também pode apresentar oposição nas hipóteses legais e petição à autoridade competente.
Escreva para pedro@polypus.agency com o assunto “Privacidade — POLY-AI”, descrevendo a solicitação e o escritório relacionado, se houver. Poderemos confirmar sua identidade e seus poderes de representação, usando apenas as informações necessárias. Evite enviar documentos sensíveis antes de receber orientação sobre o canal apropriado.
Quando a solicitação envolver dados tratados sob responsabilidade de um escritório cliente, o pedido poderá ser encaminhado ou atendido em coordenação com esse controlador. Eventuais limitações legais ao atendimento serão explicadas.
10Atualizações desta política
Esta política será atualizada quando necessário, com indicação da versão e da data. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais disponíveis e, quando exigido, será obtida nova autorização.
As condições de utilização do produto estão nos Termos de Serviço. Para informações sobre a legislação brasileira de proteção de dados, consulte o texto da LGPD.